Il est acquis depuis plusieurs années que le comité doit être considéré, lorsqu’il contracte dans le cadre de ses missions légales, comme un non-professionnel et, à ce titre, bénéficier d’une partie de la protection qu’offre le droit de la consommation (Cass. 1re civ., 15 juin 2016, n° 15-17.369).
Pour autant le CSE doit rester particulièrement vigilant dans le choix de ses prestataires et des contrats qu’il conclut.
Choisir le bon cocontractant
Avant même d’engager des discussions avec un prestataire, qu’il soit de voyages, de billetterie ou de comptabilité, il est indispensable de vérifier son existence juridique, son identité, sa santé financière ainsi que sa réputation. Il convient, en premier lieu, de s’assurer de son nom et de sa forme juridique. Pour ce faire, Internet fourmille de renseignements. Il faudra cependant privilégier des sites de sources fiables tels que Infogreffe.fr (site des greffes des tribunaux de commerce de France), société.com ou pappers.fr. Société radiée ou non, dénomination sociale, forme sociale, siège social, nom du ou des dirigeants et même événement de la vie de la société [constitution, changement de siège, changement de dirigeant(s), projet de cession, de fusion, etc.] : toutes ces informations sont disponibles, gratuitement ou non sur le web. Ces mêmes sites permettront également d’appréhender a minima la santé financière de ce futur prestataire. Existe-t-il une procédure collective ouverte à son encontre, à savoir une procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire ? Cette société publie-t-elle ses comptes annuels ou non ? L’absence de publication témoignant au mieux d’une gestion négligente, au pis d’une volonté d’opacité. Opère-t-elle une déclaration de confidentialité de ses comptes prévue à l’article L.232- 25 et suivants du Code du commerce (pour information, seules les sociétés réunissant au moins deux des trois critères suivants peuvent réaliser une telle déclaration : total bilan inférieur à 6 000 000 €, chiffre d’affaires inférieur à 12 000 000 €, et nombre moyen de salariés employés au cours de l’exercice inférieur à 50) ?
S’il s’agit d’un prestataire de tourisme, il est également opportun de s’assurer de l’immatriculation de ce futur partenaire auprès d’Atout France. En effet, l’immatriculation de la société auprès de cet organisme est en principe la preuve qu’elle est assurée pour exercer l’activité d’organisateur de séjours touristiques et qu’elle bénéficie d’une garantie financière (caution financière qui protège les clients de la société lorsque celle-ci fait faillite).
Enfin, il peut être opportun de tenter de se faire un avis sur le sérieux de ce prestataire et la satisfaction de ses clients. Pour cela, il est évidemment possible de rechercher des avis sur la Toile. Certains sites – le plus souvent payants – permettent de collecter les décisions de justice dans lesquelles ce prestataire est partie. À tout le moins, les membres du CSE doivent visiter le site internet de ce potentiel cocontractant : y figureront leurs conditions générales (s’ils sont sérieux), leurs différentes propositions commerciales, les avis éventuels d’utilisateurs, etc.
Vérifier les clauses du contrat
Le contrat qui est proposé au CSE n’a pas à s’imposer à lui. Le comité et ses élus peuvent le discuter, être force de propositions et même se montrer exigeants. Pour ce faire, il est nécessaire de déterminer en amont les besoins du CSE et préciser toutes les attentes autour de ce besoin en les classant par ordre d’importance, pour en faire part au futur cocontractant.
Il est impératif de réclamer un projet de contrat, dans un délai suffisant pour l’étudier et en discuter les termes avec le futur cocontractant, au besoin en rappelant que le comité est une instance collégiale, qu’il n’a pas d’organe de direction et que ses engagements contractuels doivent être approuvés à la majorité de ses membres élus lors d’une réunion plénière.
Après réception du projet de contrat, au besoin en sollicitant l’avocat du comité, il est nécessaire de vérifier toutes les clauses, et en particulier :
• l’objet du contrat : il doit être clair et être le reflet du besoin et des attentes exprimés par le comité ;
• la durée du contrat : indéterminée ou déterminée ? Dans ce cas, quelle en est la durée ? N’est-elle pas trop longue (étant précisé qu’une longue durée est souvent la contrepartie d’un effort significatif sur le coût annuel) ?
• la fin du contrat : le contrat est-il tacitement reconductible ? Comment et quand le comité peut-il mettre fin au contrat ?
• le prix du bien ou coût de la prestation : l’information doit être claire ; s’agit-il d’un prix forfaitaire ou non ? Existe-t-il des coûts accessoires ou surcoûts? Est-il vrai que la dépense s’impute sur le budget de fonctionnement ou sur le budget des activités sociales et culturelles ?
• les données personnelles : la question de ces données est-elle abordée ou non? La clause stipulée est-elle conforme à la RGPD (finalités prévues, durée de conservation précisée, DPO identifié, etc.) ?
• les clauses abusives : est considérée comme abusive la clause « qui a pour objet ou pour effet de créer, au détriment du non-professionnel, un déséquilibre significatif entre les droits et obligations des parties au contrat » (C.conso. art. L.212-1) ; une lecture appuyée permettra d’identifier de telles clauses et de solliciter leur suppression ;
• litige et compétence : il est préférable de refuser toute clause qui organiserait un arbitrage ; en revanche, les clauses prévoyant une médiation ou une conciliation préalable obligatoire sont à maintenir mais doivent être claires. Enfin, s’agissant des clauses attribuant la compétence des litiges en lien avec le contrat à un tribunal déterminé (ce sera souvent celui du lieu du siège social du cocontractant), il faudra demander que ce tribunal soit celui du lieu du siège du comité.
Une fois le contrat conclu, le comité doit veiller à conserver une copie du contrat et de l’ensemble de la documentation contractuelle (devis, bon de commande, bon de livraison, conditions générales de vente ou d’usage, etc.), assurer le suivi des échéances du contrat (durée, préavis…) et ne pas hésiter à alerter par écrit son prestataire des difficultés qu’il rencontre.
Article rédigé par Jean-Baptiste Merlateau, avocat, JDS Avocats
