Les outils digitaux ? Incontournables pour conserver le lien avec les salariés. La crise sanitaire a d’ailleurs convaincu les élus d’adopter des applications mobiles pour rester en contact avec leurs bénéficiaires. Mais les CSE ont également dû accélérer leur transition numérique pour assurer la gestion des œuvres sociales.

L’envoi de notifications à destination des salariés est un excellent moyen de conserver une certaine proximité. Les élus ont, par voie de conséquence, dû apprendre à maîtriser ces outils digitaux pour optimiser la communication de l’instance auprès de ses bénéficiaires. La crise a d’ailleurs convaincu certains d’entre eux d’adopter une application mobile pour maintenir le lien avec les salariés.

Autre outil très utile aux élus de CSE, dont les heures de délégation sont comptées, qui existait avant la crise mais qui fait réellement un carton depuis le milieu de l’année 2021 : le classement électronique des documents. Le confinement a très fortement augmenté la demande de l’instance pour cette fonctionnalité, et désormais bon nombre d’élus y ont recours.

Côté ouvrants droit du comité, lorsqu’ils demandent le remboursement d’activités sociales et culturelles (cours à destination des enfants, licences sportives…), par exemple, ces derniers doivent joindre la fiche d’état civil afin d’attester de l’âge de leur enfant ainsi que la facture correspondante. Ce type d’outil permet d’aiguiller automatiquement le stockage de ces différents documents qui ne seront pas classés au même endroit.

Les bons comptes font les bons amis…

Les prestataires rivalisent d’ingéniosité pour simplifier toujours plus l’utilisation des subventions CSE pour les salariés. Avec notamment des moyens de paiement plus ouverts comme les cartes bancaires rechargeables, valables plusieurs années, sur lesquelles sont envoyées directement leurs dotations cadeaux, culture et vacances. Les détenteurs de ces précieux sésames peuvent, en outre, effectuer des paiements sans contact en toute sécurité. Du côté de l’instance, les avantages sont aussi nombreux puisque l’outil facilite la gestion : les membres du comité n’ont qu’à saisir ou importer la liste des bénéficiaires et les dotations auxquelles ils ont droit, et c’est la puce de la carte qui va gérer les autorisations d’achats en fonction de la réglementation. Après chaque règlement ­ effectué, les salariés reçoivent un mail ou une notification les informant de leur nouveau solde. La crise sanitaire a mis un sérieux coup d’arrêt aux activités culturelles proposées par les CSE. Là encore, les éditeurs de logiciels sont intervenus en support dans la gestion et la tenue de la comptabilité. Tous les comités, quelle que soit leur taille, doivent produire, chaque année, des comptes annuels (bilan, compte de résultats et annexe), un rapport de gestion (plus axé sur des données qualitatives) et un second sur les conventions passées. Pour gagner un temps précieux, ils se sont dotés de logiciels intégrés permettant d’automatiser la saisie des données comptables.

Le fait de ne plus être au bureau ou à la permanence du CSE a complexifié les missions des élus, notamment dans la tenue de leur comptabilité. En effet, ils ne disposent plus de leurs dossiers et des documents qu’ils avaient auparavant sous la main. Nombreux furent ceux qui ont été confrontés à des difficultés de taille pour boucler l’exercice lors de la première année de pandémie. Pour d’autres élus, le passage du CE au CSE n’a pas été bien organisé. Ils ont ainsi été contraints de requérir une aide extérieure afin de les aider à rattraper le retard pris dans leur exercice comptable.

Quelle que soit la raison qui les pousse à se tourner vers des logiciels de gestion, la transformation vers le tout numérique est aussi présente dans ce secteur. Avant la crise sanitaire, il était possible de se déplacer pour récupérer les factures et les justificatifs. Désormais, il existe un dispositif efficace pour éviter des allers-retours chronophages : le coffre-fort numérique dans lequel les élus peuvent télécharger tous les documents nécessaires à leur comptabilité. Le prestataire qui commercialise cette solution se charge ensuite de la saisie des écritures comptables, et adresse au CSE un rapport mensuel sur l’état de ses finances. À vos devis !

Article rédigé par Ronan Darchen