Billetterie dématérialisée, chèques-cadeaux disponibles au format digital, plateforme de gestion de la subvention des CSE, canaux de communication pour gérer un site web, logiciel de comptabilité pour procéder au suivi de la trésorerie… Tous ces outils qui passent par la digitalisation de l’instance vous permettront d’optimiser la gestion administrative de l’offre aux salariés tout en mettant vos heures de délégation au profit de vos missions SSCT et QVCT.

Vous soulager dans la gestion de la billetterie passe par la création d’espaces personnalisés et sécurisés pour chaque collaborateur.

Le bénéfice est double : leur permettre de faire leurs achats en toute liberté et vous délester d’une lourde prise en charge.

Un gain de temps indéniable

Si vous comptez mettre en place un tel outil, vous gagnerez un temps non négligeable. Pour ce faire, il faudra donner à vos collaborateurs la possibilité de réserver à la fois les jouets de Noël, les pièces de théâtre, les concerts, leurs sorties cabarets ou dans des parcs thématiques, les vacances de leurs enfants ou leurs escapades familiales, la commande des cartes de médiathèque ou encore de bons d’achat… Pour que la gestion soit optimale, n’hésitez pas à demander au prestataire d’intégrer à l’outil un service de paiement en ligne dont s’acquittera seul le salarié au moment de sa commande.

Voilà comment obtenir une billetterie ouverte toute l’année, 24 h/24, sans passer par la case permanence du CSE et sans contrainte de distribution physique aux bénéficiaires.

Certains outils permettent même de calculer à votre place les subventions des salariés.

Votre seul impératif dans cette configuration: la négociation avec les prestataires.

Évidemment, en amont de vos propositions sur le volet des activités sociales et culturelles diffusées sur votre plateforme internet, vous pouvez choisir de négocier en direct avec les zoos parcs, théâtres, organisateurs de concerts, instituts de relaxation, prestataires proposant des colonies de vacances, des places de cinéma, TO ou coffrets-cadeaux…

Si votre CSE gère d’importants effectifs (de 500 à plusieurs milliers de salariés), alors vous avez forcément mis en place un intranet pour communiquer.

Si tel est le cas, pourquoi ne pas s’en servir pour intégrer une e-billetterie? Les offres en la matière ne manquent d’ailleurs pas sur le marché.

Vous pourrez même négocier le renouvellement hebdomadaire ou mensuel des offres. La périodicité de renouvellement choisie dépendra des demandes de vos collaborateurs et de leur « consommation » de places de cinéma, spectacles, sorties…

Vous avez également l’opportunité aussi de vous reposer sur les tarifs avantageux proposés par des revendeurs ou des distributeurs qui auront déjà négocié pour vous. Par le biais de cet outil, les élus de l’instance passent leurs commandes directement et sans frais d’abonnement.

Parfois, seule une commission sur chaque billet vendu est prélevée. Répondant à une véritable demande des CSE, les prestataires commercialisant des billetteries prénégociées travaillent en direct avec les producteurs et les gestionnaires de salles qui décident des réductions et des quotas alloués aux CSE. L’étape « négociation » vous sera donc épargnée.

Billetterie nouvelle génération

Depuis la crise pandémique qui a accéléré la digitalisation des instances, il existe désormais de nombreux acteurs dans l’univers de la billetterie et des plateformes destinées aux CSE proposant des solutions d’outils et de services pour effectuer le suivi de la distribution des avantages sociaux au sein des entreprises. Parmi les grands acteurs du secteur : Leeto, HelloCSE, Edenred… La liste n’est évidemment pas exhaustive. L’ensemble de ces fournisseurs proposent les fonctionnalités suivantes : la gestion des avantages salariés accessibles par tous les ouvrants droit, un catalogue d’avantages sociaux personnalisables selon les souhaits du CSE, une billetterie instantanée et dématérialisée, des e-cartes- cadeaux multienseignes, des tarifs promotionnels et/ ou des remises négociées par le fournisseur dans des secteurs divers et variés (théâtre, cinéma, cours en ligne, presse, vacances, sport, agroalimentaire…). En outre, les élus peuvent bénéficier de l’automatisation de la comptabilité CSE qui permet de suivre en temps réel la consommation par les bénéficiaires du CSE des avantages offerts, de l’octroi des subventions par le comité aux ouvrants droit. De surcroît, et afin de renforcer le lien entre le CSE et les salariés, il est possible d’opter pour un outil centralisant la communication de l’instance. En sélectionnant cette option, les élus pourront diffuser via leur site web un fil d’infos et des procès-verbaux afin de tenir informés les bénéficiaires sur la vie du CSE, des informations en matière de nouveautés ASC, des sondages… Enfin, la mise en place d’une assistance juridique peut s’avérer un plus pour les salariés mais aussi les élus. De fait, un support complet dévolu aux problématiques juridiques du CSE ainsi qu’aux différentes questions quotidiennes que se posent les salariés fait généralement partie de l’offre des prestataires.

Pour finir, l’ensemble de ces solutions « nouvelle génération » sont la plupart du temps proposées sous forme d’applications accessibles sur ordinateurs, tablettes ou téléphones mobiles afin de s’adapter aux nouveaux usages des utilisateurs.

Article rédigé par Aude Aboucaya