Ce n’est pas “open bar”… mais ce n’est pas non plus à la tête du client !

Entre ce que vous avez le droit de faire, ce que vous pouvez négocier, et ce qui peut clairement vous mettre en difficulté, mieux vaut être au clair.

On vous explique tout, simplement, pour tirer le meilleur de vos heures sans mauvaise surprise !

Un temps exclusivement dédié à votre mandat

Les heures de délégation sont rémunérées comme du temps de travail effectif. Elles permettent aux représentants du personnel d’assurer leurs missions sans perte de salaire. Leur usage doit être en lien direct avec l’exercice du mandat.

Cela inclut :

• la préparation des réunions CSE et la participation aux réunions non convoquées par l’employeur, 
• l’accompagnement d’un salarié, 
• la conduite d’enquêtes internes, 
• le suivi d’une formation en lien avec les fonctions représentatives.

En revanche, sont interdites : 

• les activités personnelles de loisirs, 
• les pauses prolongées sans justification 
• les tâches sans rapport avec le mandat. 

Attention : Un usage abusif peut entraîner une sanction disciplinaire.

Quand pouvez-vous utiliser ces heures de délégation ? 

En principe, les heures de délégation sont prises pendant le temps de travail. Le représentant s’absente de son poste mais continue à être rémunéré normalement.

Elles peuvent également être utilisées en dehors des horaires habituels, si les circonstances le justifient. Dans ce cas, si le temps total de travail hebdomadaire est dépassé, ces heures doivent être rémunérées comme des heures supplémentaires. 

N’oubliez pas que si ces heures sont régulièrement prises hors horaires, l’employeur peut en contester la nécessité.

À savoir : Le fractionnement des heures de délégation dans la journée est possible, en fonction des besoins liés à l’exercice du mandat.

Pouvez-vous partager vos heures de délégation avec les autres élus ? 

Oui. Les élus titulaires peuvent redistribuer leurs heures de délégation entre eux, selon les besoins. Ils peuvent également en faire bénéficier les suppléants, même si ces derniers ne disposent pas de crédit propre.

La seule limite à respecter : aucun élu ne peut dépasser 1,5 fois le volume mensuel d’heures attribué à un titulaire.

Les suppléants ont-ils droit à des heures de délégation ?

Contrairement aux membres titulaires, les élus suppléants ne disposent pas automatiquement d’un crédit d’heures de délégation. Le Code du travail ne leur en attribue pas de plein droit.

Cependant, ils peuvent en bénéficier dans certaines situations bien précises :

• Lorsqu’ils remplacent un titulaire absent (congé, arrêt maladie, etc.).
• Dans le cadre d’une mutualisation des heures entre titulaires et suppléants, si cela a été prévu.

Ainsi, bien que non dotés d’un crédit propre, les suppléants peuvent exercer leur mandat dans des conditions encadrées et adaptées aux besoins du CSE.

Peut-on utiliser ses heures en période d’absence (congés ou arrêt maladie) ?

Lorsqu’un élu titulaire est momentanément absent (congés payés, congé maternité ou paternité, arrêt maladie), il est en principe remplacé par un suppléant.

Pendant un congé payé, le mandat n’est pas suspendu. Un élu peut poser des heures de délégation pendant ses congés payés. En revanche, il n’est pas possible de cumuler indemnité de congés payés et paiement des heures de délégation.

En cas d’arrêt maladie,l’élu peut également exercer son mandat, mais uniquement si cela est compatible avec son état de santé. Il est indispensable d’avoir l’accord préalable du médecin traitant. Sans cette autorisation médicale, l’employeur est en droit de refuser de rémunérer les heures de délégation utilisées pendant l’arrêt. Il est également fortement recommandé d’en informer la CPAM.

Cette possibilité d’exercice reste exceptionnelle et doit toujours être abordée avec précaution.

Faut-il justifier l’utilisation de ses heures ?

En principe, un élu n’a pas à justifier à l’avance ce qu’il fera pendant ses heures de délégation, ni où il se rend. Toutefois, pour prévenir les conflits ou contestations :

• Il est recommandé de conserver un relevé personnel du temps utilisé.
• Si un bon de délégation existe dans l’entreprise, il faut le remplir. Un tel document n’a pas vocation à indiquer l’objet des heures de délégation, mais uniquement à informer de la prise des heures pour une meilleure organisation du travail (anticiper les absences et leur durée prévisionnelle ainsi que suivre le nombre d’heures utilisées par l’élu).

Cette traçabilité volontaire renforce la transparence et facilite la relation avec l’employeur.

5 fun facts : 

1. Des heures reportables comme des congés ? Oui ! Depuis 2017, tu peux reporter tes heures non utilisées pendant 12 mois glissants (mais pas les cumuler à l’infini). Source : Article L2315-8 du Code du travail 

2.  Mission secrète ? Non, mais presque. L’employeur ne peut pas planifier tes heures de délégation. S’il essaie, c’est… un délit d’entrave.
   
3. « Je vais secourir mon perroquet. » Un élu a quitté son poste pour chercher son oiseau en fuite… et a posé 5,5 heures de délégation. Résultat : sanction disciplinaire (et perroquet introuvable).

  Source : Cass. soc. 13 nov. 1986, n°84-41.517

4. Formation syndicale… à la plage ? Un élu a pris ses heures de délégation pour “suivre une formation”… à Perpignan, en août, sans justificatif. L’enquête a révélé une formation improvisée : sieste et rosé compris.
5. Heures de délégation by night Un salarié de jour prenait systématiquement ses heures de délégation… la nuit. Il les passait chez lui, tranquillement

Source : Cass. soc., 22 novembre 2023, n° 22-19.658.

Article rédigé par Capi Consult – Besoin de précision ? Contactez-nous : contact@capiconsult.com.