Moment clé de la procédure disciplinaire ou de licenciement, que possible, le salarié s’exprimer lui-même. l’entretien préalable exige un formalisme strict pour protéger les droits de la défense du salarié. Convocation, délais, assistance, déroulement : autant de points sur lesquels les représentants du personnel, et plus particulièrement les élus du CSE, jouent un rôle essentiel d’information et d’accompagnement.

Dans quels cas l’entretien préalable est-il obligatoire ?

Conformément l’article L1232-2 du Code du travail, l’entretien préalable est requis avant tout licenciement pour motif personnel ainsi qu’avant toute sanction disciplinaire ayant une incidence sur la présence du salarié, sa fonction ou sa rémunération. Cet entretien vise permettre l’employeur d’exposer les griefs et au salarié de présenter ses observations sur les faits reprochés avant toute décision.

Quelles obligations pour l’employeur lors de la convocation ?

La convocation doit être adressée par lettre recommandée ou remise en main propre contre décharge. Elle doit impérativement mentionner l’objet de l’entretien la date, l’heure et le lieu la possibilité pour le salarié de se faire assister. Le respect de ces mentions, ainsi que du délai minimal de cinq jours ouvrables entre la remise (ou la présentation) de la convocation et la date de l’entretien, conditionne la régularité de la procédure.

En revanche, il n’y a aucune obligation faire figurer dans celle-ci les faits qui seront reprochés au salarié.

Le salarié doit-il obligatoirement se rendre à l’entretien ?

Non. L’absence du salarié l’entretien préalable ne saurait être considérée comme fautive et n’emporte aucune incidence sur la procédure de licenciement.

Toutefois, il est recommandé de participer celui-ci car il constitue la seule occasion pour que le salarié puisse entendre les faits reprochés et apporter toutes explications nécessaires une meilleure compréhension de la situation. Son absence n’empêche toutefois pas la procédure de se poursuivre.

Quel rôle pour le représentant du personnel en amont ?

Le représentant peut vérifier la lettre de convocation pour détecter toute irrégularité et interroger le salarié sur les motifs susceptibles de lui être reprochés lors de l’entretien. Lorsque les griefs ne sont pas connus, il est utile de revenir sur les faits marquants récents.

Pour rappel, l’employeur dispose en matière disciplinaire d’un délai de deux mois compter du jour o il a eu connaissance des faits fautifs pour engager la procédure disciplinaire. Cette connaissance implique d’avoir une information précise sur la réalité, la nature et l’ampleur des faits reprochés au salarié (Cass. Soc., 17 février 1993, n° 88.45-539).

Une rencontre préalable permet d’élaborer une stratégie adaptée au contexte : ancienneté, fonctions, responsabilités, formations, difficultés éventuelles, commentaires dans les entretiens annuels professionnels Cette préparation aide réagir lors de l’énoncé des griefs ou structurer la contestation s’ils sont connus du salarié.

Quelle assistance pour le salarié ?

Le salarié peut être assisté par un salarié appartenant au personnel de l’entreprise ou, en l’absence de représentants du personnel, par un conseiller inscrit sur une liste préfectorale. L’assistant n’est pas cantonné un rôle passif. Il peut rappeler un élément de défense oublié recadrer l’entretien s’il dérive du motif initial ; intervenir lorsque l’émotion perturbe l’échange faire cesser des propos irrespectueux, violents ou injurieux.

Attention, toutefois : le salarié reste l’interlocuteur principal de la direction. L’assistant ne peut se substituer lui ni jouer le rôle d’avocat . Il est donc essentiel de laisser, autant que possible, le salarié s’exprimer lui-même.

Faut-il rédiger un compte rendu ?

Aucun texte ne l’impose, mais il est recommandé l’accompagnant de rédiger un compte rendu d’entretien partir des notes prises cette occasion. Il mentionne la date, l’heure, les personnes présentes et reprend les positions exprimées. Il n’a pas être exhaustif ni retranscrire mot mot les échanges, mais doit en être le reet dle. Plus il est objectif, sans appréciation personnelle ni ressenti, plus il pourra être produit comme élément de preuve devant le conseil de prud’hommes si le salarié décidait d’engager une action contentieuse ultérieurement.

Aucune forme particulire n’est exigée. Il doit être signé par son rédacteur et il est préconisé d’en remettre copie au salarié.

L’employeur peut-il convoquer un salarié pendant ses congés ?

Aucune disposition légale n’interdit l’envoi d’une convocation entretien préalable pendant les congés payés du salarié. Le salarié peut toutefois tenter de demander le report de l’entretien son retour ou un échange en visioconférence mais l’employeur n’est pas contraint de faire droit cette demande.

Article rédigé par Manon Gille, juriste chez Atlantes