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Applications mobiles, notifications, sondages en ligne… Les outils digitaux permettent aux élus de mieux faire connaître leurs actions et d’impliquer davantage les salariés. En période de crise sanitaire et de permanences closes, ils se révèlent incontournables… Par Constance de Cambiaire

Le développement du télétravail et la diffusion des outils digitaux ont rendu obsolètes les espaces réservés à l’affichage des communications syndicales en entreprise. Si certains CSE les utilisent encore beaucoup pour communiquer des informations à destination des collaborateurs, d’autres ont pris le parti d’avoir recours au digital pour toucher davantage de collaborateurs et booster une visibilité qui, souvent, fait défaut aux CSE. En modernisant leurs outils de communication, les élus de CSE ont l’assurance d’atteindre plus facilement la plus jeune génération de collaborateurs. Mais jeunes ou moins jeunes, les Français sont de plus en plus adeptes des outils numériques et 80 % d’entre eux est équipé d’un smartphone (Source : Baromètre du Numérique 2019 Credoc) ! Il est donc primordial de s’adresser aux salariés par le biais des outils qu’ils utilisent quotidiennement dans le cadre professionnel et personnel. « En utilisant l’ensemble de ces outils digitaux auxquels les salariés sont pour beaucoup habitués, les élus bénéficient d’une meilleure image : celle de partenaires en phase avec leur époque et d’une proximité renforcée avec les collaborateurs », souligne un rapport publié par Sodexo intitulé « Modernisation des CSE : le temps de la digitalisation ».

E-mail marketing, simple et efficace

Rien de nouveau, l’e-mail s’avère un outil très efficace. Grâce à sa grande accessibilité, il permet de toucher divers publics qui ne sont pas nécessairement à l’aise avec Internet : c’est le support marketing le plus généralisé. En quelques clics, les élus peuvent toucher l’ensemble des collaborateurs et les prévenir qu’un compte-rendu est en ligne, que de nouvelles places pour un concert sont disponibles ou que des chèques cadeaux sont à leur disposition. Pour rendre cet outil de communication encore plus performant, les élus peuvent décider de recourir à des logiciels d’e-mail marketing pour gagner du temps et obtenir un rapport complet : taux d’ouverture, taux de clic, nombre d’emails délivrés et d’adresses email erronées. Ainsi, ils peuvent facilement adresser des relances et maintenir leur base de contacts à jour.

Application sur smartphones

Révolution numérique oblige, un grand nombre d’éditeurs de logiciels incluent dans leurs offres à destination des CSE la mise en place d’une application mobile. Les salariés peuvent ainsi s’inscrire 7 jours sur 7 et à tout moment du jour ou de la nuit à une activité, voire acheter et payer en ligne des e-tickets de cinéma ou de la billetterie en général.

Recueillir l’avis des collaborateurs

Certains élus utilisent leur application pour consulter leurs salariés. « Depuis 2019 pour communiquer avec les collaborateurs de l’entreprise, nous disposons d’un site Internet et d’une application mobile ; ce qui nous permet d’envoyer des notifications aux salariés pour les prévenir des nouveautés, comme en témoigne Évelyne Mongreville, trésorière du CSE Mutex (600 salariés).Nous utilisons aussi l’application pour réaliser des sondages : par exemple nous proposons quatre séjours différents et les salariés votent pour le voyage qu’ils préfèrent. C’est un bon outil pour être sûr de satisfaire le plus grand nombre. » Autre possibilité pour recueillir l’avis des collaborateurs :  les élus peuvent aussi utiliser des outils d’enquête et de sondage. Leur avantage ? Permettre de construire et de partager leur questionnaire très facilement et d’obtenir des résultats mis en forme automatiquement sous forme de camemberts, diagrammes et autres tableaux pour une meilleure lisibilité. Cela peut encourager certains CSE à consulter plus régulièrement les collaborateurs.

Des précautions à prendre 

E-mails, envoi de notifications, site Internet du CSE : les outils digitaux facilitent la diffusion de l’information de manière instantanée. Prudence toutefois quant à la rapidité de cette propagation. « Ils induisent cependant une plus grande exposition du CSE et un droit à l’erreur limité. Les élus ont donc tout à gagner à ne pas chercher l’immédiateté à tout prix et à miser plutôt sur une information de qualité », met en garde l’étude de Sodexo. Il est donc plus que jamais nécessaire pour les élus de prendre le temps de trier, vérifier et uniformiser les informations avant de les diffuser. Il est également impératif de prendre des précautions en matière de sécurité des données. Les CSE brassent de plus en plus de données personnelles. Dans le cadre de la gestion des ASC par exemple, les membres du CSE sont amenés à demander des informations basiques (nom, adresse e-mail, adresse postale…) mais aussi des données plus sensibles comme des informations médicales ou familiales dans le cadre d’un voyage ou d’une activité sportive par exemple. Tout cela est encadré par le règlement général sur la protection des données (RGPD). « Les CSE sont responsables des données qu’ils collectent, de leur usage, de leur protection. Ils ont un certain nombre d’obligations : s’assurer que les collaborateurs sont d’accord pour qu’ils collectent des données les concernant, tenir un registre de traitement, sécuriser les données… », pointe l’étude de Sodexo.

Et attention, car en cas de manquement à ces obligations, les CSE s’exposent à des sanctions allant du rappel à l’ordre, à l’amende administrative, en passant par la limitation temporaire ou définitive d’un traitement.