
Lorsqu’un salarié est convoqué à un entretien préalable à sanction ou à licenciement, le rôle des membres du CSE est primordial. Vous devez agir avec méthode et rigueur pour vérifier la régularité de la procédure, préparer une stratégie de défense et offrir un soutien adapté.
Voici les étapes clés pour accompagner le salarié de manière efficace.
1. L’importance de l’assistance lors d’un entretien préalable
Lors d’un entretien préalable, se faire accompagner est non seulement un droit prévu par la loi, mais aussi une opportunité pour mieux gérer cette situation souvent stressante.
Le choix de la personne qui accompagne le salarié est très important. Même si le salarié peut opter pour un collègue de confiance ou un conseiller extérieur, la plupart du temps, c’est un membre du CSE connaissant bien les enjeux qui assiste le salarié.
Le membre du CSE choisi par le salarié joue un rôle multifonctionnel :
- soutien moral : sa présence permet de réduire l’anxiété et d’offrir un appui psychologique au salarié ;
- témoin impartial : en cas de litige, il peut attester du déroulement de l’entretien, garantissant ainsi une certaine neutralité dans la procédure ;
- conseiller et stratège : l’assistant aide à analyser les faits reprochés, préparer des arguments solides et développer une stratégie de défense adaptée.

2. Vérifier la convocation à l’entretien préalable
La première étape consiste à examiner la convocation à l’entretien préalable reçue par le salarié.
Ce document doit respecter certaines exigences. Prenez le temps de vérifier ces différents points :
- les mentions obligatoires : la convocation doit préciser la date, l’heure et le lieu de l’entretien, ainsi que la possibilité pour le salarié de se faire assister par une personne de son choix (membre du CSE ou conseiller du salarié) ;
- les délais de notification : l’employeur doit respecter un délai minimum de cinq jours ouvrables entre la remise de la convocation et la tenue de l’entretien. Ce délai permet au salarié de préparer sa défense ;
- l’identité de l’envoyeur : la convocation doit être signée par une personne habilitée à engager la procédure disciplinaire au sein de l’entreprise.
N’oubliez pas : si une de ces conditions n’est pas remplie, la procédure peut être jugée irrégulière. N’hésitez pas à discuter avec le salarié pour clarifier ces aspects et, si besoin, demander des précisions à l’employeur.
3. Prendre connaissance du motif de l’entretien
Une fois la convocation vérifiée, il est important de comprendre les raisons pour lesquelles le salarié est convoqué. Bien que l’employeur ne soit pas légalement tenu de préciser les motifs disciplinaires dans la lettre de convocation, ils peuvent parfois être mentionnés. Dans ce cas, prenez le temps d’analyser ces motifs avec le salarié pour mieux appréhender les faits reprochés.
Si les motifs ne sont pas explicités, discutez avec le salarié pour tenter de les identifier. Posez-lui des questions sur les événements récents, ses interactions avec ses supérieurs et ses collègues, ainsi que sur d’éventuels incidents au travail. Cette analyse permettra de mieux comprendre le contexte et de déterminer une stratégie adaptée.
Prenez le temps de rassurer le salarié dès cette étape : votre rôle est de l’accompagner, de le soutenir et de l’aider à se défendre. Cette démarche favorise une relation de confiance pour préparer efficacement l’entretien.
4. Préparer la défense du salarié et l’informer
Une bonne préparation est essentielle avant l’entretien. Vous pouvez aider le salarié à comprendre la procédure disciplinaire et ses enjeux. Voici comment procéder :
- informer le salarié sur la procédure : expliquez-lui les différentes étapes de la procédure disciplinaire, les délais légaux et les conséquences possibles (sanction, licenciement, ou absence de sanction) ;
- recueillir des informations : demandez au salarié de partager toutes les informations pertinentes, telles que son ancienneté, son poste, ses éventuelles évolutions professionnelles, ses relations avec ses collègues et sa hiérarchie, ainsi que les faits reprochés. Prenez également note des éléments contextuels qui pourraient expliquer la situation ;
- analyser les faits reprochés : essayez de comprendre les raisons potentielles des griefs de l’employeur et élaborez des arguments pour minimiser ou contester ces faits ;
- élaborer une stratégie de défense : travaillez avec le salarié pour préparer des réponses claires et cohérentes aux questions susceptibles d’être posées par l’employeur. Identifiez également les points forts du salarié (performances, comportement exemplaire, contributions positives à l’entreprise) qui pourront être mis en avant ;
- prévoir des rencontres en amont, afin de mettre le salarié à l’aise et d’augmenter ses chances de se défendre efficacement.
5. Anticiper les reproches et préparer des arguments
Une partie essentielle de la préparation consiste à anticiper les reproches que l’employeur pourrait formuler lors de l’entretien. Pour ce faire :
- identifiez les faits reprochés à partir des éléments disponibles ou des discussions avec le salarié ;
- réunissez des preuves ou des témoignages qui pourraient appuyer la version du salarié ;
- formulez des arguments visant à minimiser les faits (par exemple, en mettant en avant un contexte atténuant ou un malentendu) ;
Cette démarche permet au salarié d’être mieux préparé aux questions et aux accusations potentielles, tout en restant calme et confiant.
N’oubliez pas : l’accompagnement d’un salarié lors d’un entretien préalable à sanction ou licenciement est une responsabilité importante pour les membres du CSE. En vérifiant la régularité de la procédure, en prenant connaissance des motifs de l’entretien, et en préparant une stratégie de défense adaptée, vous jouez un rôle essentiel dans la protection des droits du salarié.

Article rédigé par Juritravail