En tant que membre du Comité Social et Économique (CSE), vous êtes amené à vous déplacer dans le cadre de votre mandat : assister aux réunions, suivre des formations, ou encore représenter les salariés lors d’événements importants. Mais qui prend en charge ces frais, et sous quelles conditions ?

Quels sont les frais de déplacement que votre employeur doit vous rembourser ?

Dès lors que vous engagez des frais de déplacement pour l’exécution de votre mandat, votre employeur doit vous les rembourser. Cela comprend principalement :

• Les frais de transport : billets de train, d’avion, frais de taxi, covoiturage, transports en commun, ou indemnité kilométrique si vous utilisez votre véhicule personnel.
• Les frais d’hébergement : si votre déplacement nécessite une ou plusieurs nuitées hors de votre domicile.
• Les frais de restauration : lorsque vous êtes contraint de prendre un repas à l’extérieur.

Ces frais doivent être justifiés et raisonnables. Votre employeur est en droit d’exiger des justificatifs avant de procéder au remboursement.

Dans quels cas votre employeur doit-il impérativement vous rembourser ?

Votre employeur a l’obligation de couvrir vos frais de déplacement lorsque ceux-ci sont liés à une obligation de votre mandat. Cela inclut notamment :

• Les réunions du CSE : qu’elles soient ordinaires ou extraordinaires, convoquées par l’employeur.
• Les formations obligatoires : telles que celles en santé, sécurité et conditions de travail.
• Les missions de représentation : par exemple, si vous accompagnez un salarié à un entretien préalable à une sanction ou un licenciement.

Dans ces situations, votre employeur ne peut pas refuser de vous rembourser ces frais, sous réserve que vous respectiez les conditions de justification et de plafonnement éventuellement prévues.

Qu’en est-il des déplacements pour des réunions préparatoires ou propres au CSE

Si vous vous déplacez pour une réunion préparatoire du CSE ou une réunion non convoquée par l’employeur, ce dernier n’est pas tenu de rembourser vos frais. Deux solutions s’offrent à vous :

• Le remboursement via le budget de fonctionnement du CSE : si le CSE estime que ces déplacements sont essentiels à son bon fonctionnement.
• La prise en charge personnelle : si aucune disposition précise n’est prévue.

Pour éviter tout flou, veillez à prévoir ces modalités dans le règlement intérieur du CSE.

Comment demander le remboursement de vos frais de déplacement ?

Votre remboursement s’effectue sur la base des dépenses réellement engagées. Pour cela, vous devez présenter :

• Un justificatif du déplacement : convocation à une réunion, attestation de formation, etc.
• Les factures et tickets de dépenses : billets de train ou d’avion, factures d’hôtel, tickets de restaurant, etc.
• Une déclaration kilométrique : si vous utilisez votre véhicule personnel, mentionnant la distance parcourue et le barème appliqué.

Soyez vigilant, votre employeur peut fixer un délai maximal pour la demande de remboursement et imposer des plafonds.

Votre temps de trajet est-il considéré comme du temps de travail ?

Oui, si vous vous déplacez pendant vos heures de travail pour assister à une réunion convoquée par l’employeur, ce temps est considéré comme du temps de travail effectif. Il ne peut donc pas être déduit de vos heures de délégation ni entraîner de retenue sur salaire.

Que faire en cas de litige sur le remboursement de vos frais ?

Si votre employeur refuse de vous rembourser des frais que vous jugez légitimes, plusieurs options s’offrent à vous :

• Consultez le règlement intérieur du CSE pour vérifier les dispositions prévues.
• Engagez une discussion avec la direction afin de clarifier les modalités de remboursement.
• Saisissez l’inspection du travail ou les prud’hommes, en dernier recours, si l’employeur refuse de respecter ses obligations.

Pour éviter tout problème, conservez tous vos justificatifs !

3 fun facts sur les frais de déplacement des membres du CSE 

1. Des abus liés aux remboursements de frais de déplacement peuvent survenir 

Il arrive que des élus du CSE soient impliqués dans des affaires de détournement de fonds liés à des remboursements de frais de déplacement fictifs ou exagérés.

2. Les élus du CSE peuvent se déplacer sans justification préalable

Les membres du CSE peuvent se déplacer librement dans l’entreprise sans avoir à justifier au préalable le motif de leur déplacement à l’employeur. Cette autonomie est essentielle pour garantir une représentation efficace des salariés.

3. Vos frais de déplacement en réunion sont couverts (même en trottinette !)

Quand vous êtes convoqué par votre employeur pour une réunion officielle du CSE, il doit rembourser vos frais de déplacement. Que vous veniez en train, en voiture, ou même en trottinette électrique, tant que le mode de transport est justifié et raisonnable, vous avez droit au remboursement !

Article rédigé par Juritravail