Les notes de frais sont l’un des points examinés lors du contrôle Urssaf.
En effet, il est important de rappeler que l’organisme ne vient jamais directement contrôler le CSE mais plutôt l’entreprise. Et de ce fait, il vérifie comment la subvention versée au CSE a été utilisée.
La subvention est à la base calculée sur un pourcentage de la masse salariale ; il s’agit donc d’une rémunération potentiellement soumise aux charges sociales. C’est la manière dont ce montant a été exploité qui déterminera le bénéfice de l’exonération des charges sur chacun des budgets.
Concernant les notes de frais, tout comme pour l’entreprise, l’Urssaf vérifiera si les dépenses engagées ont un caractère professionnel ou non.
L’Urssaf scrute notamment les indemnités kilométriques des élus remboursées par le comité. D’après l’organisme, c’est « le CSE qui doit apporter la preuve des circonstances de fait permettant l’attribution des indemnités kilométriques et justifier du caractère professionnel des frais engagés, et de l’intérêt pour le CSE ». Il faut en conséquence être capable de produire les justificatifs suivants : la carte grise du véhicule utilisé par l’élu ; le lieu du déplacement et la distance parcourue ; l’objet du déplacement et les éléments permettant de justifier la réalité du déplacement (convocation, visite de site, réunions élus, séminaire, formation, visite prestataire…) en relation direct avec le rôle de l’instance.
Si l’Urssaf ne peut pas déterminer le caractère professionnel, l’organisme considèrera que le remboursement de l’indemnité kilométrique est un revenu assujetti aux charges.
Il en va de même pour les frais de repas : les participants doivent être inscrits sur la facture du restaurant afin de déterminer si la dépense concerne ou non l’activité du CSE.
Il apparaît donc important d’instaurer un formalisme administratif lors du process de remboursements des notes de frais des élus et de conserver l’ensemble des justificatifs nécessaires en cas de contrôle.
Article rédigé par Nathalie Marquant, directrice du pôle Comptabilité et François Lamy, expert-comptable Ecodia Marquant