Dossier

LOGICIELS DE GESTION La pandémie accélère la transformation digitale des CSE

La crise sanitaire a rebattu les cartes dans de nombreux secteurs. Pour les élus de CSE qui ont vu leurs besoins évolué également. Désormais, la transformation vers le tout numérique s’est accélérée pour bon nombre d’entre eux…

Par Constance de Cambiaire.

Télétravail, chômage partiel ou total… La crise sanitaire qui dure depuis plus d’un an a totalement modifié l’organisation de très nombreuses entreprises. Les CSE et leurs élus ont dû s’adapter à ces circonstances exceptionnelles et adopter des solutions numériques pour pallier le manque de présence physique dans les entreprises. « La crise sanitaire que nous connaissons depuis un an a engendré de grands changements dans le mode d’organisation de nos clients, explique Dimitri Sam-Caw-Freve, dirigeant d’Admin, entreprise commercialisant une gamme de produits et services auprès des CSE (applications mobiles, sites Web, billetterie, aide à la comptabilité…), qu’il a créée en 2004. Avec la généralisation du télétravail, les CSE qui avaient encore une permanence ne peuvent plus recevoir de factures, de justificatifs ou de chèques de la part de leurs salariés. Il a fallu les aider à passer au tout numérique. »

L’utilisation d’outils numériques est donc devenue incontournable et de plus en plus d’élus de CSE se tournent vers les éditeurs de logiciels qui ont mis au point des outils de gestion intégrés leur permettant de piloter à la fois leur base d’ayants droit, leur communication (site internet et application mobile), la comptabilité et les activités sociales et culturelles… Et ce, même à distance ! « Si certains élus étaient encore réfractaires au numérique et notamment au fait d’accepter des virements ou des paiements en ligne par carte bancaire plutôt que des chèques papiers, dorénavant, ils n’ont plus eu le choix.  Depuis la crise, la majorité de nos clients qui utilisent notre site acceptent le paiement par CB », poursuit Dimitri Sam-Caw-Freve, le fondateur d’Admin.

À ce sujet, le témoignage d’Alexandre Michaut, élu du CSE d’Orano Mining qui compte 170 salariés est éloquent. « C’est mon premier mandat d’élu de CSE. Lors de la précédente mandature, il y avait une personne dédiée à plein temps à la gestion mais nous avons décidé que c’était disproportionné par rapport au nombre de salariés et à notre budget. Nous avons conservé la solution Admin mise en place par l’équipe précédente tout en l’étoffant en souscrivant leur service « assistance comptabilité », qui est un vrai plus. Chaque mois, une personne de chez eux vient nous voir et nous faisons ensemble le rapprochement bancaire, la saisie des factures et autres éléments comptables et la création des échéanciers. Ils nous aident à clôturer nos comptes en fin d’année et c’est un vrai soutien car aucun des membres du CSE n’a une formation d’expert-comptable. Côté billetterie nous ne proposons pas directement d’offres subventionnées à destination de nos salariés, nous subventionnons directement via un remboursement plafonné sur facture les activités de nos salariés. Ce mode de subvention leur offre une liberté de choix très importante pour leurs activités. »

« Une tendance de fond »

Si la crise a accéléré cette transformation, les prestataires soulignent que cette transition vers le numérique était déjà en marche avant la crise sanitaire. « C’est une tendance de fond que nous avions déjà observé depuis quelques années, estime Rémi Gabrielli, qui a fondé il y a 13 ans Couleur CE, une entreprise commercialisant des solutions pour améliorer les conditions de travail des élus et le pouvoir d’achat des salariés. Avec le passage au CSE, les élus cumulent de plus en plus de missions, il y a donc une réelle tendance de fond à l’externalisation en ce qui concerne la gestion du CSE afin que les élus puissent se concentrer sur leurs occupations prioritaires. » Le nerf de la guerre étant l’optimisation du temps. « Pour gagner du temps, les CSE nous confient de plus en plus la gestion de la billetterie et leur enveloppe de subvention qui se révèlent des activités très chronophages », ajoute-t-il. Et cela concerne même les élus qui souhaitent garder la main sur leur comptabilité ou sur la gestion des Chèques-Vacances : ils expriment eux aussi des besoins en outils numériques pour optimiser leur temps.

En matière de rationalisation du temps assurée par la numérisation des outils de gestion, les exemples ne manquent pas. Rémi Gabrielli cite notamment les demandes de remboursements des salariés. Nul besoin désormais de recevoir physiquement les factures des salariés, de les classer, les stocker, de valider la demande ou encore de procéder au remboursement. Car l’une des possibilités offertes aux CSE avec les outils de gestion consiste à subventionner directement les activités sportives ou culturelles disponibles sur la billetterie du CSE. « Historiquement, les salariés devaient présenter une facture pour obtenir en contrepartie leur remboursement. Désormais sur notre plateforme, nous allouons directement une somme annuelle pour les activités culturelles ou sportives. En conséquence, le bénéficiaire peut consommer sa prestation sans en avancer de frais. Et pour le CSE, tout est automatisé, explique Rémi Gabrielli, dont l’entreprise compte aujourd’hui 800 clients CSE. Même fonctionnement pour les subventions relatives aux vacances : le salarié se rend sur notre plateforme, choisit le séjour qui l’intéresse à prix CE et nous nous occupons de facturer ensuite au CSE la différence de prix dont ne s’est pas acquitté le salarié. »

Remboursements automatisés

Et si un salarié souhaite demander le remboursement des cours de sport de l’un de ses enfants, il existe aussi des solutions automatisées pour traiter cette facture spécifique et procéder au défraiement.

Lancée en 2018, la start-up Leeto propose une plateforme « tout-en-un » à destination des CSE. « Avec Leeto, les demandes de remboursement pour les subventions sport, loisirs, culture, par exemple, sont intégralement digitalisées et les remboursements des salariés sont automatisés : c’est un vrai gain de temps pour le CSE et une expérience imbattable pour les salariés », précise Arthur Reboul, directeur général et cofondateur de Leeto. Les élus n’ont alors plus besoin de gérer la validation ou le refus des demandes de subventions, les remboursements ni même la génération des écritures comptables…

Autre fonctionnalité qui existait avant la crise mais qui fait un carton depuis un an : le classement électronique des documents. « Le confinement a très fortement augmenté la demande de nos clients pour ce module, et aujourd’hui la moitié d’entre eux l’utilisent, confirme Paul Gomercic, gérant d’ACL informatique, éditeur de logiciel qui compte 500 clients CSE. Lorsqu’il demande le remboursement des cours de danse de sa fille, par exemple, le salarié doit joindre la fiche d’état civil afin d’attester de l’âge de son enfant ainsi que la facture correspondante. Notre outil permet d’aiguiller automatiquement le stockage de ces différents documents qui ne seront pas classés au même endroit. »

Une banque pour les CSE

Avec la crise, les élus ont pu aussi rencontrer des difficultés pour maintenir le contact avec leur banque. « Nous avons observé que de nombreux élus de CSE avaient des problèmes avec leurs banques, précise Arthur Reboul. Nous avons donc innové pour construire le tout premier compte pro 100 % en ligne dévolu aux CSE et directement intégré à la plateforme Leeto consignant à la fois les comptes servant à régler les activités sociales et culturelles et les comptes dédiés au fonctionnement du CSE qui sont ouverts en 48 heures. » L’entrepriserevendique 500 entreprises clientes, représentant 50 000 salariés.

Les élus doivent aussi recourir aux outils digitaux pour conserver le lien avec leurs bénéficiaires.

« La crise a également convaincu de nombreux CSE d’adopter une application mobile pour rester en contact avec leurs salariés. L’envoi de notifications permet de garder une certaine proximité », souligneClément Landrin, responsable du support technique chez Admin.

Autre innovation permettant de garder le contact avec ses salariés en chômage partiel ou en télétravail : la possibilité d’envoyer des SMS ciblés. « Les élus peuvent avoir, quand cela est justifié, beaucoup d’informations sur les salariés, mais pas toujours leur mail personnel. Le SMS devient un outil précieux pour rester en contact avec les salariés au chômage technique par exemple, souligne Paul Gomercic. Notre outil permet de générer automatiquement l’envoi de ces messages aux salariés ciblés. » Hors crise sanitaire, cet outil est très pratique pour contacter les parents d’enfants inscrits en colonies de vacances, pour les prévenir par exemple que l’horaire de départ a changé, ou même pour contacter une famille qui n’aurait pas encore transmis le carnet de vaccination de son enfant.

Carte de paiement Mastercard

L’idée du recours au numérique consiste également à simplifier toujours plus la vie des salariés via un unique compte personnalisé pour tout gérer. « Le mot d’ordre c’est l’intégration, insiste Remi Gabrielli. Nous tendons à devenir des places de marché car nous devons être capables d’intégrer les catalogues d’autres prestataires afin que le salarié ne se connecte qu’à une unique plateforme. »

Les prestataires rivalisent d’ingéniosité pour simplifier toujours plus l’utilisation des subventions CSE pour les salariés. « Dès 2015, nous avons noté que sur le marché des CSE, les salariés réclamaient des moyens de paiement plus ouverts », détaille ainsi Guillaume Pithioud, directeur technique chez Vaziva, l’émetteur de titres restaurants, vacances, et cadeaux dématérialisés en France. L’entreprise parisienne a noué un partenariat avec Mastercard pour proposer un unique outil de paiement à ses utilisateurs.  « Les salariés reçoivent une seule carte de paiement Mastercard valable trois ans sur laquelle sont envoyées directement leurs dotations cadeaux, culture et vacances. Ils peuvent ensuite s’en servir chez tous les commerçants et sur Internet », précise Guillaume Pithioud. C’est aussi la première carte cadeau qui permet de réaliser des paiements sans contact. « Niveau sécurité, les salariés bénéficient de toutes les garanties et sécurités du réseau Mastercard : ils peuvent faire opposition à la fois sur la carte mais aussi sur les achats lorsque celle-ci a été utilisée frauduleusement », ajoute-t-il. Côté CSE, les avantages sont aussi nombreux : « Notre outil de gestion facilite aussi la vie des membres du CSE : ils n’ont qu’à saisir ou importer la liste des bénéficiaires et les dotations auxquelles ils ont droit et c’est la puce de la carte qui va gérer les autorisations d’achat en fonction de la réglementation. »

Grâce à un tel système, le collaborateur n’est pas en mesure de payer son addition au restaurant avec sa dotation cadeaux. Néanmoins, il peut le faire avec sa dotation vacances. Après chaque paiement effectué, les salariés reçoivent un mail ou une notification les informant de leur nouveau solde.

« Au moment de la crise sanitaire, les CSE ont accéléré leur digitalisation et nous sommes passés de 50 000 à 100 000 cartes en circulation depuis début 2020 », conclut Guillaume Pithioud.

Films à la demande

Cinéma, théâtre, musée…. La crise a mis un sérieux coup d’arrêt aux activités culturelles proposées par les CSE. Là encore, les éditeurs rivalisent d’imagination pour tenter d’offrir un peu de vie culturelle aux salariés. « Nous sommes force de propositions depuis la première plateforme de cinéma en VOD sur laquelle les salariés pourront trouver des films à prix CE », explique Rémi Gabrielli. L’objectif ? Faire en sorte que le salarié se connecte sur le site de son CSE et qu’il y déniche toutes les informations et les services dont il a besoin : il peut faire une demande de remboursement, acheter un livre à prix CE ou encore commander son film. »

Les éditeurs de solutions logicielles aident aussi les élus de CSE dans la gestion et la tenue de leur comptabilité.  Tous les CSE, quelle que soit leur taille, doivent produire chaque année des comptes annuels (bilan, compte de résultats et annexe), un rapport de gestion (plus axé sur des données qualitatives) et un rapport sur les conventions passées. Pour gagner un temps précieux, les CSE se sont dotés de logiciels intégrés permettant d’automatiser la saisie des données comptables. Le fait de ne plus être au bureau ou à la permanence du CSE complexifie les missions des élus notamment dans la tenue de leur comptabilité. En effet, ils ne disposent plus de leurs dossiers et des documents qu’ils avaient auparavant sous la main. « De nombreux élus nous ont appelés car ils rencontraient des difficultés pour boucler l’exercice 2020, se souvient Dimitri Sam-Caw-Freve. « Pour d’autres clients, le passage du CE au CSE n’a pas été bien organisé et donc nous devons les aider à rattraper leur exercice comptable », précise Clément Landrin.

Quelle que soit la raison qui les pousse à se tourner vers des logiciels de gestion, la transformation vers le tout numérique est aussi présente dans ce secteur.

« Avant la crise sanitaire nous pouvions nous déplacer chez nos clients pour récupérer les factures et les justificatifs, détaille Dimitri Sam-Caw-Freve. Désormais nous avons un nouvel outil qui nous évite cette peine. Il s’agit d’un coffre-fort numérique dans lequel les élus peuvent télécharger tous les documents nécessaires à leur comptabilité. Nous nous occupons ensuite de la saisie des écritures comptables et nous leur envoyons un rapport mensuel sur l’état de leur finance. » Plus dans Social CSE n° 112.

(Photo © Gerd Altmann de Pixabay).

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