Le recours à la visioconférence est devenu une pratique incontournable dans la vie des entreprises. Plus souple et moins contraignante qu’une réunion en présentiel, elle s’est imposée comme un outil pratique pour organiser les réunions du Comité Social et Économique (CSE).
Mais cette modalité n’est pas totalement libre : elle reste encadrée par la loi et suppose certaines précautions.

1. Visioconférence et CSE : que dit la loi ?

Depuis l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, le Code du travail autorise expressément la tenue de réunions du CSE en visioconférence.

Deux cas de figure existent :

• Sans accord : l’employeur peut organiser jusqu’à 3 réunions en visioconférence par an.
• Avec accord : un accord conclu avec le CSE (ou à défaut entre l’employeur et le bureau du CSE) peut autoriser le recours à la visio sans limitation de nombre.

En pratique, de nombreuses entreprises choisissent de formaliser un accord pour adapter la règle aux besoins de l’instance (réunions ponctuelles, systématiques, ou limitées à certains sujets).

2. Information et accord du CSE : quelles obligations ?

L’employeur n’a pas besoin de l’accord du CSE pour organiser jusqu’à 3 réunions en visioconférence par an. Il doit seulement informer l’instance de son choix.

En revanche, pour dépasser ce seuil, il faut un accord spécifique. Celui-ci peut :

• autoriser la visio pour une réunion précise, décidée à l’avance,
• ou prévoir un cadre permanent permettant de recourir à la visioconférence sans limite, selon les modalités définies.

Cet accord peut être voté en réunion et doit être inscrit au procès-verbal pour être opposable.

3. Refuser une réunion en visio : est-ce possible ?

Le CSE et/ou l’employeur peuvent refuser la visio si le seuil de 3 réunions annuelles est déjà atteint et qu’aucun accord n’a été conclu.
Si un accord existe, les modalités fixées doivent être respectées : un refus unilatéral n’est pas possible sauf clause particulière.

En pratique, certains élus préfèrent le présentiel pour favoriser les échanges, surtout lors de réunions importantes (consultations récurrentes, négociations, bilans annuels…). La décision doit donc trouver un équilibre entre efficacité et qualité du dialogue social.

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4. Réunion valable ou non : les conditions techniques à respecter

La visioconférence ne se résume pas à brancher une caméra. Le Code du travail impose que le dispositif utilisé permette :

• l’identification des participants,
• une transmission continue et simultanée du son et de l’image.

Il ne s’agit donc pas d’un simple enregistrement diffusé ultérieurement, mais bien d’une interaction en temps réel.

5. Voter à bulletin secret en visio : les règles à ne jamais oublier

Certaines décisions du CSE exigent un vote à bulletin secret (licenciement d’un salarié protégé…). En cas de réunion en visioconférence, le vote doit respecter ces conditions :

• recours à un système électronique sécurisé,
• respect de l’anonymat,
• égalité de participation entre tous les membres,
• garantie que chacun dispose du temps et des moyens nécessaires pour voter.

Avant la réunion, il est conseillé de tester la solution technique pour éviter tout litige.

6. Visio et CSE : pièges à éviter et bonnes pratiques à adopter

La visioconférence présente de nombreux avantages (souplesse, gain de temps, réduction des déplacements), mais elle peut aussi fragiliser le dialogue social si certaines précautions ne sont pas prises.

Les principaux points d’attention sont :

• la qualité du réseau et de la connexion : des coupures nuisent à la participation des élus,
• l’équité de la parole : chaque membre doit pouvoir intervenir dans les mêmes conditions,
• la confidentialité : attention aux échanges sensibles dans un cadre à distance,
• l’archivage : la réunion doit faire l’objet d’un procès-verbal, comme en présentiel.

5 anecdotes à retenir :

1. Une réunion reportée faute de connexion
Dans une PME, deux élus n’arrivaient pas à se connecter correctement à l’outil de visio. Plutôt que de continuer sans eux, l’employeur a préféré reporter la séance. Cela a montré que des problèmes techniques peuvent remettre en cause la validité d’une réunion CSE.

2. Le vote secret contesté
Dans une grande entreprise de services, un vote à bulletin secret avait été organisé via une simple fonction “sondage” de la plateforme. Les syndicats ont contesté la régularité du scrutin en invoquant l’absence de garantie d’anonymat. Depuis, l’entreprise a investi dans une solution de vote électronique certifiée.

3. Des réunions plus fréquentes qu’avant
Certains élus ont constaté que le passage à la visio permettait d’organiser davantage de réunions qu’en présentiel. Pendant la crise sanitaire, plusieurs CSE ont pu se réunir chaque semaine pour suivre les évolutions, alors qu’en présentiel cela aurait été matériellement impossible.

4. Les tensions des réunions hybrides
Dans une société multi-sites, une partie des élus participait en salle, l’autre à distance. Rapidement, les élus en visio ont estimé avoir moins de poids dans les discussions que ceux physiquement présents. Pour rétablir l’équilibre, la direction a décidé que toutes les réunions seraient désormais “100 % en visio” ou “100 % en présentiel”.

5. La visio comme stratégie sociale
Lors de CSE extraordinaires liés à des plans de sauvegarde de l’emploi (PSE), certains élus ont dénoncé le recours systématique à la visio. Selon eux, cette modalité empêchait la mobilisation physique des salariés venus soutenir leurs représentants. La visio a ainsi été perçue comme un moyen de “désamorcer” les tensions sociales.